Dein täglich Google: Outlook 2007 und Google synchronisieren

Hinweis: für diesen Artikel gibt es inzwischen eine aktualisierte Version, die den Vorgang zwischen Google und Outlook 2013 beschreibt.

Um es gleich vorweg zu nehmen: Outlook 2007 eignet sich im Vergleich zu anderen PIM-Programmen meiner Meinung nach wesentlich weniger, um seine Daten mit anderen Systemen oder Google stets synchron zu halten. Aus meiner Erfahrung weiß ich, dass Outlook sich im Grunde lediglich dazu eignet, seine Daten mit einem Windows Mobile Smartphone zu synchronisieren – oder eben einem anderen PC mit Outlook.

Daher existiert Outlook in meinem „Synchronleben-Workflow“ lediglich als Ausgangspunkt, wenn man seine Daten dort angelegt hat oder periodisch ein Backup auf seinem Windows-Rechner anlegen will. Für eine permanent aktuelle Einsicht in seine Organisation eignet sich das Programm nicht. Warum?

Größtenteils, weil die Import- und Exportmöglichkeiten von Outlook statisch sind. Das heißt, dass sie von Haus aus nicht permanent oder periodisch automatisch aktualisiert werden. Zumindest bei der Emailverwaltung kann man das umgehen, indem man die IMAP-Funktionalität nutzt. Dort fangen wir auch mit diesem Tutorial an.

Email:
Um Zugriff auf das Gmail-Postfach zu bekommen, klickt in Outlook auf „Extras > Kontoeinstellungen„. Unter dem Karteireiter „Email“ klickt ihr auf den Button „Neu…„. Hier arbeitet ihr euch durch die Fenster durch, zuerst „Microsoft Exchange, POP3, IMAP ….“ anklicken und auf „Weiter„. Im nächsten Fenster könnten wir jetzt schon unsere Accountdaten eingeben und Outlook den Rest machen lassen, wenn wir uns auf Microsofts Intention verlassen könnten, stets zu wissen, was wir wollen. Können wir aber nicht, denn über diesen Weg würde Outlook ein POP3-Konto einrichten, was wir nicht wollen.

Darum setzen wir ganz unten den Haken bei „…manuell konfigurieren“ und klicken auf „Weiter„. Hier wählen wir die oberste Möglichkeit „Internet-E-Mail“ aus und gehen weiter. Jetzt können wir endlich unsere Accountdaten von Google eingeben und sollten bei „Kontotyp IMAP“ auswählen. Die weiteren Daten, die ihr eingeben müsst, könnt ihr dem Screenshot entnehmen. Mit einem Klick auf „Weiter“ und dann auf „Fertigstellen“ seid ihr durch.

Anschließend erscheint in der Ordnerliste von Outlook ein neuer Ordnerbaum mit eurem Gmail-Konto. Jetzt könnt ihr schonmal eure Mails von Google einsehen und pflegen und dabei stets auf dem Server arbeiten. Solltet ihr Mails auf eurem Windows-Rechner archivieren wollen, dann müsst ihr sie einfach in einen Ordner unter „Persönliche Ordner“ ziehen, dadurch werden sie herunter geladen.

Kontakte:
Die Kontaktverwaltung von Outlook ist in Hinsicht der Abgleichung – wie oben schon erwähnt – statisch. Das heißt, sie lässt sich nicht permanent mit Daten von außerhalb füttern. Gehen wir davon aus, dass ihr eure Kontakte erstmalig in Outlook angelegt habt, bekommt ihr sie folgendermaßen zu Google:

Um eure Kontakte von Outlook nach Gmail zu bekommen, klickt in Outlook auf „Datei > Importieren/Exportieren„. Im sich öffnenden Fenster gibt es eigentlich nur 2 Optionen, um Inhalte zu exportieren, wählt die obere „In Datei exportieren“ und klickt auf „Weiter„. In der nächsten Auswahl entscheidet ihr euch für „Kommagetrennte Werte (DOS)“ und gelangt danach zu einem Baumverzeichnis, in dem all eure Outlook-Ordner enthalten sind. Hier scrollt ihr runter bis zum Eintrag „Kontakte„, den ihr auswählt. Im letzten Fenster dieses Prozesses vergebt ihr einen Namen für die auszugebende Datei und wählt einen Speicherort aus.

Wechselt nun zu eurem Gmail-Postfach und klickt in der linken Leiste auf „Kontakte„. Nun findet ihr im oberen Bereich des Kontakte-Fensters die Option „Importieren„. In dem dadurch aufgehenden Fenster könnt ihr die vorhin exportierte Datei auswählen und hochladen. Damit habt ihr eure Outlook-Kontakte in euren Gmail-Account importiert.

Umgekehrt funktioniert es in etwa genauso: Um eure Kontakte von Gmail nach Outlook zu bekommen, klickt ihr in Gmail auf „Exportieren“ und wählt als Option „Outlook-CSV-Format“ aus und klickt auf „Exportieren„. Nun wechselt ihr wieder zu Outlook und klickt auf „Datei > Importieren/Exportieren„. Im sich öffnenden Fenster wählt ihr die Option „iCalender- (ICS) oder vCalendar-Datei (VCS) importieren„. Anschließend sucht ihr die Datei raus, die ihr eben über Gmail exportiert habt. Falls sie euch nicht angezeigt wird, stellt sicher, dass im „Durchsuchen„-Fenster ganz unten der Filter „Alle Dateien“ oder „vCalendar-Format“ aktiviert ist. Mit ein paar weiteren Klicks habt ihr die Sache dann abgeschlossen.

Auf diese Weise erreicht ihr eine Art 2-Wege-Synchronisation. Allerdings funktioniert das, wie gesagt, nicht permanent und automatisch. Wollt ihr eure Daten abgleichen, dann müsst ihr diese Prozedur jedesmal wieder durchführen. Hoffen wir, dass Outlook 2010 da etwas weiter sein wird.

Kalender:
Um den Kalender steht es ein wenig besser, da hat sich Google bereits eine Erleichterung überlegt hat, denn es gibt ein kleines Programm, das den Datenabgleich zwischen Outlook- und Google-Kalender automatisch erledigen kann. Herunterladen kann man es auf dieser Seite. Anschließend installiert man es und darf sogar auswählen, ob eine 2-Wege oder 1-Weg-Synchronisation vorgenommen werden soll und in welchen Zeitabständen aktualisiert werden soll. Der Rest läuft dann (glücklicherweise) automatisch ab, ohne, dass in Outlook noch etwas eingestellt werden muss.

Die zweite Methode, um den Austausch zu bewirken ist die manuelle Methode. Sie funktioniert im Prinzip genauso wie bei den Kontakten. Da aber das gerade erwähnte Programm die Aufgabe automatisch übernimmt, spare ich mir an dieser Stelle eine detaillierte Beschreibung.

Wie man sieht, handelt es sich bei dem Unternehmen, Outlook zu einer Datensynchronisation mit Google zu bewegen, um reines Flickwerk: umständlich und unzureichend. Daher eignet sich das Programm meiner Meinung nach auch nicht zum permanenten Management der eigenen Organizer-Daten, sondern höchstens zur Archivierung von Emails und Kontakten.
Besitzt man ein Windows Mobile Smartphone, dann wird man darauf ähnliche Elemente wie in Outlook finden, doch lässt sich das Handy wenigstens permanent aktualisieren. Wie das geht, erfahrt ihr im nächsten Teil des „Synchronleben“-Kurses.

Hinweis: Dieser Artikel ist Teil eines Kurses der Vorstellung und Einrichtung eines Workflows, um die eigenen Organizer-Daten über verschiedene Systeme hinweg zu synchronisieren. Eine Übersicht aller Artikel dazu findet sich hier, sowie eine Auflistung der am Workflow beteiligten Hard- und Software.

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6 Gedanken zu “Dein täglich Google: Outlook 2007 und Google synchronisieren

    1. Ich freu mich, dass ich helfen konnte. Kenne selbst das Gefühl, eine Anleitung vor sich zu haben und kein Stück damit weiter zu kommen. Wenns mit dieser ging, dann prima :)

      Gruß, ml

  1. Die Beschreibung ist klasse. Habe alles so gemacht, trotzdem findet keine Synchronisation statt.
    Die Google-Adresse ist in Outlook vorhanden, einschließlich diverser Unterordner. Testmail ging an die Google-Adresse von Outlook raus, ist angekommen. Wer kann mir sagen, woran das noch liegen kann.

    Vielen Dank mk

  2. Hallo,
    gute Beschreibung, nur leider ist die von mir aus Outlook 2007 exportierte CSV-Datei leer!?!
    Sie enthält lediglich die Headerinfos und ein paar Kommas. Ein Import nach Gmail führt zur Meldung
    „Wir haben alle 134 Kontakte importiert, die in der hochgeladenen Datei ermittelt wurden.
    134 Kontakte wurden ignoriert, da sie keine Daten enthielten.“
    Was mach ich falsch???

    Gruß RF

  3. Der Export der Kontakte in Form von “Kommagetrennte Werte (DOS)” macht nach meiner Erfahrung die Kontakte teilweise unbrauchbar: Einige Sonderzeichen wie scharfes „ß“ in den Straßennahmen sowie alle Umlaute werden total zerschossen.
    Ich habe bessere Erfahrungen mit “Kommagetrennte Werte (WINDOWS)” gemacht!

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